Все і про все — База знань у вашому Бітрікс24

База знань — це своєрідний довідник компанії, в якому можна розмістити і структурувати всю необхідну інформацію для співробітників. Регламенти, правила, історія, робочі графіки, документи або форми звітів — все, що потрібно знати і розуміти щодо бізнес-процесів можна зробити простим і зрозумілим, а головне доступним в будь-який час і в будь-якому місці Порталу. База знань незамінна в дистанційній роботі та навчанні нових співробітників, а також може зберігати в собі всі премудрості напрацювань попередників, навіть якщо вони вже покинули вашу компанію. Це схоже на вашу власну Вікіпедію, тільки внутрішню і привабливу.

Шлях розвитку Бази знань в Бітрікс24

Спочатку База знань була доступна тільки для окремих груп і дійсно використовувала для редагування WIKI-розмітку. Вона навіть так і називалася — "База знань Wiki". І якщо була необхідність створити довідкові матеріали для всіх співробітників, спочатку потрібно було створити відкриту видиму групу в Порталі, куди міг вступити кожен бажаючий. Ідея з функціоналом розмітки вельми гарна, оскільки всесвітня енциклопедія дозволяє описувати абсолютно будь-який, подія, предмет або явище. Однак такий підхід має один вельми неприємний недолік: контент не має естетичного вигляду.

Не варто вважати, що це надумано — в сучасному віртуальному світі, коли все буяє досконалістю форм і фарб, будь-яка стаття в реальній Вікіпедії здається сухою та вже дуже формалізованою. Але ж завдання Бази знань в Бітрікс24 — допомагати користувачам, а не змушувати їх напружитися. Менш критичним, але все ж недоліком, була потреба знати ази Wiki-розмітки редактору Бази знань. А, як ми знаємо, в Бітрікс24 все прагне до простоти і доступності, тому наповнення бази також мало стати максимально зрозумілим абсолютно кожному користувачеві.

Вінець еволюції віртуальних довідників

Оновлену Базу знань, яка відповідає сучасним вимогам, команда Бітрікс24 представила в жовтні 2019 року на презентації релізу "Бостон". Її концепція складалася з п'яти пунктів:

• Просте створення і оновлення контенту;

• Розподіл прав доступу серед користувачів;

• Мультимедійний контент;

• Доступність на всіх пристроях;

• Зручний пошук.

Для досягнення всього цього переліку підхід до створення Бази знань: від Wiki-розмітки відмовилися повністю і поставили весь процес на рейки Бітрікс24.Сайти, які на той час вже відмінно зарекомендували себе в області маркетингу та електронної комерції. Дійсно, створювати сайти в конструкторі виявилося під силу кожному користувачеві, “двіжок” наповнився зручними інструментами для обробки контенту та розмітки тексту. Також тепер База знань стала доступна всім співробітником без прив'язки до групи, хоча для груп і проектів залишилася можливість створювати окремі довідники. А викликати потрібну Базу стало можливим у вигляді контекстного меню в різних місцях Порталу, де без довідкових матеріалів у користувачів можуть виникнути труднощі.

Як управляти Базою знань?

Бази знань доступні у всіх тарифних планах Бітрікс24, включно з безкоштовним, і для окремих проектів їх кількість не лімітовано. Однак в залежності від хмарних тарифів є обмеження по кількості загальних Баз знань: 1 для безкоштовного, по 3 для спеціальних тарифів, 5 для бізнес-тарифу "Команда" і незліченна кількість для "Компанії". Для початку роботи з загальної Базою знань компанії необхідно знайти однойменний пункт в лівому меню. Окремі бази можна зустріти в рядку меню кожного проекту і кожної групи. Якщо у вас був досвід роботи з Бітрікс24.Сайти, то далі все буде гранично просто.

В меню управління Базами знань для вас доступні готові шаблони віртуальних довідників, порожній шаблон, для власної розробки в режимі конструктора, управління правами доступу і документація по використанню (до речі, та ж, що і для Бітрікс24.Сайти). За замовчуванням права доступу на редагування контенту належать всім співробітникам. Однак адміністратор Порталу може управляти доступами і надавати їх як окремо кожному співробітнику, так і певних відділів. Для цього необхідно створити відповідні ролі і розподілити їх між потрібними людьми / відділами. У групах або проектах функціоналу прав доступу немає, тому редагувати контент профільних Баз може кожен їх учасник.

За замовчуванням для кожного Порталу доступний вже готовий зразок Бази даних. Вам залишиться лише змінити стандартний контент на власний і далі розширювати довідник, створюючи нові розділи або сторінки. Ви можете придбати додаткові готові шаблони, а якщо ви Партнер Бітрікс24 — то і створити власні для продажу.

При виборі порожнього шаблону вам також відкриється вікно слайдера, де система попросить вибрати колірну тему майбутньої Бази. Після цього ви зможете комбінувати готові блоки, створюючи Базу знань точно відповідно до своїх уподобань. Також пам'ятаємо, що у всіх комерційних тарифах існує блок для власного HTML-коду. Таким чином, якщо вже дуже захочеться чогось унікального або просто з'явиться бажання створити незрівнянну Базу знань, ви зможете зробити це самостійно.

Контент вирішує все

Бітрікс24 надає відмінний інструмент для збереження та передачі інформації про вашу компанію, проте питання контенту лежить повністю на вашій відповідальності. Таким чином, щоб База даних була не тільки красивою, але і корисною, потрібно заповнювати її правильно і використовувати доступний функціонал за призначенням. Ось кілька практичних порад, щоб ваша База знань відповідала покладеним на неї надій.

Створіть зрозумілу структуру.

Базу знань від звичайного Бітрікс24-сайту повинна, перш за все, відрізняти сувора структура матеріалу. Для цього контент потрібно вибудовувати в зрозумілою логічної послідовності. А допоможе все це структурувати сайдбар - особливий блок, в якому можна вибудувати ієрархію матеріалів.

Якщо ви створюєте Базу знань цілої компанії, продумайте заздалегідь зміст і послідовність тем. Помістіть сайдбар в Базу і структуруйте в ньому пункти меню. Воно може бути багаторівневим, що ще більш спрощує розподіл контенту. У будь-який час ви можете не тільки міняти місцями пункти меню, але і визначати кількість вкладень. Таким чином не слід бояться допустити помилку - ви завжди зможете швидко відредагувати будь-який блок або рядок. Головне, щоб все було максимально зручно для майбутніх читачів.

Не забувайте про пошук

Блок з рядком пошуку є основною відмінністю Бази знань від звичайних Бітрікс24.Сайтов. Пошук індексує всі матеріали вашого довідника і дозволяє людям швидко знаходити потрібну інформацію. Це дуже зручно, коли у вашій Базі кілька сторінок: читачам не потрібно скролить все або серфить всередині довідника: варто ввести пошуковий запит і перейти на потрібний знайдений матеріал.

Звідси отримуємо наступну пораду — не робіть Базу знань одним величезним "полотном". Це незручно і некрасиво, навіть з сучасним функціоналом. Створюйте різні сторінки для кожного з розділів і читачі оцінять компактність вашої Бази знань.

Оптимізуйте контент

База знань дозволяє комбінувати текстові та візуальні елементи для створення естетично-привабливого зовнішнього вигляду. В текстовому редакторі для вас є безліч способів роботи зі стилями: шрифти, кольори, виділення та інше. Графічний матеріал без проблем завантажується з комп'ютера і для його обробки передбачений вбудований редактор зображень.

Однак не слід зловживати доступними можливостями! Не забувайте: все, завантажене в Базу знань, залишається на віртуальному диску вашого Бітрікс24, а значить - накопичується в системі. Неоптимізовані зображення займають більше місця, "вантажать" роботу Бази, але, при цьому, не помітні оку користувача за якістю. Тому, як то кажуть: "Без фанатизму", інакше в один прекрасний момент Бітрікс24 повідомить про заповнення віртуального диска.

Знання для всіх

Як бачите, сучасна База знань в Бітрікс24 - дуже зручний і корисний функціонал, яким слід користуватися в кожній компанії. Це незамінне для нових співробітників, вельми корисно для віддалених працівників, цінною керівникам і, якщо вже на те пішло - престижно в очах інших людей. Бітрікс24 дає вам все необхідне для створення найкращої Бази знань цілої компанії або важливих вузькоспеціалізованих баз, а також можливість всього в один клік викликати цю інформацію в потрібному місці Порталу. Звичайно, до створення електронного довідника потрібно підходити відповідально, але результат того вартий. Адже все знання будуть доступні, поки працює Портал вашого Бітрікс24.