Бітрікс24 став ще зручніше з Документами онлайн

Бітрікс24 надає різні можливості роботи з документами: від автоматичної генерації рахунків на оплату, накладних і т.д., до спільного редагування файлів документів. У цій статті ми торкнемося теми ручної праці співробітників, створення документів всередині Бітрікс24 або завантаження готових файлів з різних пристроїв.

Оновлені Бітрікс24.Документи

В кінці весни 2021 року, у презентації релізу «Берлін», команда Бітрікс24 представили перелік оновлень, серед яких були і ті, що торкнулися функціоналу електронних документів. Вони стосуються спільної роботи над документами, таблицями та презентаціями; дозволяють відкривати всі накопичені документи у відповідних форматах. Новий, окремий розділ Лівого меню, допоможе знайти всі файли з якими ви працюєте або створити новий в один клік.

Рішення проблеми офісних редакторів

Раніше для роботи з документами Бітрікс24 використовував стороннє програмне забезпечення: сервіси Microsoft Office365, Microsoft office online, GoogleDisk та інше. Усі вони вимагають від користувачів окремої авторизації, а оплата офісних програм для кожного співробітника - недешеве задоволення, від якого тепер можна відмовитися. 

Адже тепер Бітрікс24 володіє власним розділом "Документи", де, в розгорнутому слайдері, доступний весь необхідний функціонал. Зараз за допомогою вбудованого редактора можна працювати з файлами формату Документ (.docх, .doc), Таблиця (.xlsх, .xls) і Презентація (.pptх, .ppt).

Спільна робота з документами

Інтерфейс оновленого редактора інтуїтивно зрозумілий і простий. Усередині системи можете забути про копіювання посилань: просто обираєте співробітника, з яким хочете попрацювати над документом звичайними методами Бітрікс24, він отримує повідомлення, і опиняється разом з вами в редакторі. Ви бачите внесені їм правки в реальному часі - він також бачить ваші дії всередині документа. Важливо, що документ зберігається автоматично і з'являється в розділі «Документи» і у вас, і у вибраних колег. 

Вся історія змін зберігається і, при необхідності, завжди можна відновити попередню версію. В історії також фіксується інформація про те, хто і коли редагував документ.

Бітрікс24.Документи і сторонні користувачі

З користувачами вашого Порталу все зрозуміло, але часто виникає потреба поділитися документом зі сторонніми. Тепер для цього ви просто відкриваєте документ, налаштовуйте і копіюєте публічне посилання, а потім відправляєте його потрібному одержувачу будь-яким доступним способом. 

Одержувач переходить за посиланням і опиняється відразу всередині документа, де ви можете продовжувати роботу над файлом разом з людиною, якої навіть немає в вашому Бітрікс24.

Документи - це не тільки текст

Крім текстових файлів доступні і додаткові елементи. Перший з них - таблиці, один з найбільш важливих і складних інструментів. Він дає можливість працювати з обчисленнями, формулами і навіть вбудовувати діаграми.

Не менш важливий і досить активно використовуваний сценарій - це робота з презентаціями. Буквально в пару кліків можна створювати нові слайди, вибирати дизайн, шрифти і відкрити попередній перегляд прямо з редактора.

Висновки

У релізі "Берлін" Бітрікс24 отримав потужне оновлення в роботі з документами, що значно спростило діяльність вашої компанії. Надавайте доступ до документів колегам, обмінюйтеся інформацією або редагуйте правки, стежте за змінами в реальному часі - все це вже є у Бітрікс24. Звертайтеся до фахівців Авіві для детальної консультації, щоб зробити роботу зручніше і ефективніше.