Івент-менеджмент з Бiтрiкс24

Якщо Ви вважаєте, що провести захід за участю живих людей легко, напевно, Ви ще з цим не зіштовхувались. І не важливо, це презентація для клієнтів, семінар, тренінг або величезний івент на 100500 осіб, Вам доведеться взаємодіяти з людьми з різних напрямків, управляти ресурсами і багато-багато тримати під контролем. І якщо це робити за допомогою ручки і блокнота, то збожеволіти можна дуже швидко. Але це зовсім не обов'язково, оскільки Бітрікс24, як унікальний продукт для менеджменту, маркетингу та управління взаємодії з клієнтами (CRM) має всі потрібні Вам, як організатору, інструменти. У цій статті, спираючись на власний досвід заходів на 250+ осіб, я розповім Вам загальну теорію івент-менеджменту з Бітрікс24 і постараюся дати кілька лайфхаків.

Підготовка до заходу

Отже, на самому початку Вам слід знати відповіді на три головних питання, схожих з назвою інтелектуальної телепередачі: проводити «Що?», «Де?» І «Коли?» Перша відповідь визначить тематику майбутнього івенту, його формат, а головне — ким будуть ваші учасники. Зрозуміло, що аудиторія бізнес-семінару та танцювального майстер-класу дуже відрізняється, так само, як і орієнтовна кількість можливих слухачів. Від формату танцює місце проведення: вам потрібен стадіон або невеликий конференц-зал. І відповідь на «Коли?» відразу дозволяє уявити етапність підготовки і просування заходу, приблизну явку.

Дуже добре, тепер відразу заходимо в портал Бітрікс24 і створює екстранет-групу майбутнього заходу. Відзначимо, що група необхідна для:

• Підключення до організації заходу членів Вашої команди;

• Планування в календар ключових подій;

• Структурування виконання завдань саме за цим напрямком;

• Окремого місця на Бітрікс24.Диску для складування необхідної інформації і швидкому доступу до неї всіх учасників;

• Майбутнього підключенню групи до лендінга заходу для виведення динамічного контенту.

Екстранет-група потрібна з самого спочатку, тому що вона дозволяє розширити можливості команди і поліпшити процес обліку. Перш за все, Ви зможете підключати сюди людей, які не перебувають у Вашому порталі Бітрікс24 для спільної роботи. По-друге, у таких груп є потенціал допрацювання в разі потреби. Наприклад, наша компанія створила розширення для екстранет-групи, яке дозволяє вести облік робочого часу контракторів (найманих працівників-погодинників). Це дуже зручно, якщо під час заходу на вас працює охорона, аніматори, фотографи і музиканти, яким потрібно платити в залежності від їх часових витрат.

Половину справи зроблено. Тепер у Вас є окреме місце в порталі та особливий чат для спілкування, де буде відбуватися все найважливіше. Можете сміливо виставляти завдання, визначати дедлайни, відповідальних і вже бачити всі залаштунки підготовки до заходу.

Набір слухачів

У випадку з «міжсобойчиком» цей пункт втрачає сенс, але, в основному, на івенти людей треба шукати і запрошувати. Я не буду торкатися ресурсу соцмереж, оскільки вони здатні поширити інформацію про Ваш майбутній захід, але не взяти ліда. Саме від Бітрікс24 буде залежати, як контакти охочого опиняться у Вашій CRM.

Головне, в чому Вам зараз буде корисним Бітрікс24, — це створення CRM-форми, своєрідної «пастки» для потенційних відвідувачів. Форму Ви налаштовуєте самі і можете визначити логіку, за якою вона буде працювати: чи то людина внесе свої дані і стане лідом, то чи після заповнення створиться угода в CRM — чесно, єдиного правильного алгоритму тут немає. Особисто ми отримували угоди, але якщо у Вас новий портал Бітрікс24, то краще наповнювати систему лідами. Головне, щоб форма взяла від людини ім'я, контактний номер і електронну пошту. Це обов'язковий мінімум, щоб працювати з такими заявками далі.

Стосовно розміщення CRM-форми, тут багато варіантів. Ви можете прикріпити її до наявного сайту, розсилати по різних каналах посилання на форму, але з Бітрікс24 Ви завжди отримуєте більше можливостей. І однією з них є власний лендінг для заходу.

Сервіс Бітрікс24.Сайти дозволяє швидко зібрати з готових блоків повністю робочий сайт. Основна мета сервісу, за словами топменеджерів компанії, це допомога в продажах. А значить, такі сайти цілком підходять і для залучення слухачів на івент! За допомогою конструктора, витративши дві чашки кави і один бутерброд, замість декількох днів і певної суми на кастомну розробку підрядником, Ви отримаєте лендінг з описом заходу, формою захоплення і великим арсеналом маркетингових штук, типу таймер зворотного відліку і т. п. В оновленні «Бітрікс24.Дубай» також з'явилася можливість виводити на такі сайти блоки з динамічною зміною контенту. Тепер створюючи пост в «Живій стрічці» групи Вашого заходу, інформація може з'явиться на лендінгу, як в стрічці новин. А це добре для відвідувачів, які будуть бачити «живий» сайт, а не набір статичного контенту.

Такий сайт цілком можна просувати по СЕО, на нього можна лити трафік з усіх соцмереж. Я рекомендую використовувати тільки одну CRM-форму і приводити до неї лідів з різних джерел.

Напередодні дня Х

Практика показує, що додаткове інформування зареєстрованих учасників підвищує конверсію тих, хто дійде до вашого заходу на 30%. Так, не дивуйтеся, але статистика — уперта тітка: далеко не всі, хто залишив Вам заявку, прийдуть. Навіть якщо люди вносили якусь оплату наперед, це не означає, що вони залізно будуть присутні. У когось станеться форс-мажор, а хтось просто забуде. Якщо Ви альтруїст і проводите безкоштовний івент, конверсія тут взагалі становить 50%! Це працює, я перевірив особисто.

Таким чином, людям необхідно нагадати, що скоро захід і Бітрікс24 може це зробити відразу декількома способами.

У розділі CRM-маркетинг є відразу кілька надзвичайно цікавих інструментів:

• Email розсилка. Тут все зрозуміло. CRM-форми зібрали пошти охочих, тому сегментувати лідів (або контакти) буде зовсім не складно. Також в лист можна вкласти додатковий контент, як, наприклад, програма івенту або інформацію про спікерів.

• SMS-розсилка — трохи олдова, але теж ефективно. Зараз, в основному, короткі текстові повідомлення шлють тільки оператори, банки і всякі маркетологи, тому знайти в телефоні смску від організаторів з нагадуванням буде вельми приємно.

• Дзвінок. А ось це дуже цікава штука. Автоматичний дзвінок охочим не просто економить час організаторів, а й може посилити ефект для лідів. Наприклад, мене на партнерську конференцію запрошував по телефону сам Директор «Бітрікс24» Дмитро Суслов. Я спочатку навіть відповідав йому... Програма може і сама озвучувати написаний текст, підставляючи ім'я людини, але належний ефект в підвищенні конверсії цей інструмент робить в будь-якому випадку.

Крім взаємин з лідами перед івентом, Бітрікс24 відпрацює всі потрібні нагадування, нагадає про дедлайни, покаже готовність чек-листів в задачах і взагалі, при сумлінному веденні Вами записів, не дасть про що-небудь забути.

Останнім акордом буде формування списку учасників. Як би Ви не організували роботу, Бітрікс24 завантажити як список лідів, так і угод.

Особисто я під час підготовки захотів отримати фінальну таблицю в особливому вигляді, для чого звернувся до розробника по Бітрікс24. Вельми швидко спеціально мені надали код кастомного вивантаження в файл Excel, який розподіляв поля, зафарбовував потрібні комірки і ще багато іншого. Але цілком можна було обійтися і без таких «хотілок».

Післясмак кращого в світі івенту

Під час самого заходу Бітрікс24 повинен стати для Вас надійним помічником в плані контролю ситуації. Мобільний додаток дозволить Вам завжди тримати руку на пульсі подій навіть у найвідповідальніші моменти. Повідомлення, документи на диску, реквізити, CRM — все доступно у Вашому телефоні.

І коли задоволені гості розійдуться, постачальники розберуть свої речі, а прибиральниці вимиють зал, Ви зможете розслабитись. Чому? Та тому що без Бітрікс24 у організаторів якраз тоді починається справжнє пекло: баланс бюджету, перевірка логістики, звітність.... Все це програма зробить швидко, правильно, а головне — в більшою мірою автоматично. А Ви зможете відкрити шампанське і фіналізувати кращий в світі захід. Найкращий, тому що його зробили Ви і Бітрікс24.

Наш захід, семінар з циклу «Анатомія Бізнесу», пройшов в нашому невеликому і затишному містечку 4 червня. За цілий день тут виступили 8 спікерів як місцевого, так і державного рівня, які ділилися досвідом і корисними порадами з підприємцями. Всіх об'єднувало одне прагнення: підвищити ефективність свого бізнесу з використанням передових технологій і, зокрема, CRM Бітрікс24.

Завдяки цій системі івент пройшов дуже добре. Організатори чітко знали коли і що кожен повинен робити, всі слухачі — заряджені в нашу CRM. І виглядало це ось так :)