5 причин видалити Exсel з Вашого бізнесу. І взяти Бітрікс24

Дисклеймер: даний текст не є антирекламою табличних редакторів даних або їх розробників. Інформація не рекомендується до прочитання особам, які не мають наміру змінювати свою точку зору на організацію бізнес-процесів в своїй справі.

Метою будь-якого бізнесу є отримання максимально можливої ​​вигоди. Існує безліч факторів, які можуть цьому заважати: складна ніша, висока конкуренція, сумнівна якість продукту або послуги, які пропонуються клієнтам. Але мало хто звертає увагу на, здавалося б, прості повсякденні речі, які насправді працюють проти співробітників компаній. Однією з таких речей є використання редактора табличних даних MS Excel (його локальних і хмарних аналогів) в сфері взаємодії з клієнтами замість CRM-системи. В Інтернеті є досить багато інформації з цього питання і навіть багато жартів. Але, якщо розібратися детально, тут зовсім не до сміху. Для пояснення нашої точки зору, як компанії-інтегратора СRM Бітрікс24, ми підготували п'ять ґрунтовних доказів по цій темі.

Призначення програмного продукту

Перше, і найважливіше: MS Excel (як і MS Word або простий паперовий блокнот) — це не інструмент для ведення або поліпшення бізнесу. Навіть в описі продукту сказано, що це програма для обліку і обчислення математичних і статистичних даних. Ось, в принципі і все, що варто було сказати.

MS Excel дійсно потужна і багатофункціональна програма в своїй галузі. На жаль, вона є яскравою ілюстрацією Закону Парето: «Менше як 20% користувачів знають про 80% можливостей програми». Або, якщо простіше — майже всі, хто використовує MS Excel, знають тільки про декілька функцій, під які намагаються підігнати всі свої потреби. На гідному рівні програмою користуються статисти, вчені і, рідше, працівники фінансової сфери. Але не бізнесмени!

Таким чином, будувати свої бізнес-процеси на MS Excel, все одно що забивати шурупи в дошку молотком: щось виходить, але зовсім не так, як повинно бути. І це навіть не якийсь інсайд від нашої компанії: це проста констатація призначення програми.

А ось призначення CRM-системи якраз забезпечити якісні взаємини з потенційними і наявними клієнтами, автоматизувати бізнес-процесів і підвищити ймовірність повторних продажів. Відчуваєте різницю?

Зручність

«Гаразд, але ж якось працюють же в MS Excel підприємці і у них виходить заробляти непогані гроші», — може виникнути скептичне зауваження. Так, працюють. І часто, особливо в малому бізнесі, це виглядатиме приблизно так:

• Існують кілька (рідше один) документів, в який різні співробітники щось вносять у міру виконання завдань. Це заповнення полів клієнтських баз даних (зберігати базу даних в MS Excel — це окрема болюча тема, але сьогодні не про це), облік замовлень і їх обробка, ведення звітності;

• Оскільки MS Excel не призначений для бізнесу, єдиних методик роботи в цьому напрямку немає. Тому керівники вигадують (частіше копіюють) чиїсь шаблони під свою справу або, що ще гірше, розробляють власні таблиці і пояснюють співробітникам, як їх потрібно заповнювати. У свою чергу, нові співробітники будуть вчиться у своїх попередників, і на цьому етапі втрачається або спотворюється частина інформації.

• Інтерфейс програми, як і кожного наукового інструменту, далеко не «юзер френдлі». Таким чином, спочатку потрібно звикати до зовнішнього вигляду вікна редактора, потім до особливостей роботи з ним, а вже потім — до самої роботи.

Список можна продовжувати, але вже цього досить, щоб задуматися про ефективність підходу організації операційних дій всередині компанії. Будь-яка CRM-система прагне допомагати своїм користувачам виконувати операції швидко, правильно і чітко. У створенні інтерфейсу широко використовується UI/UX. А в оновленні «Бітрікс24.Дубай»" доопрацьовано функціонал підказок, які пояснюють практично всі поля, кнопочки, вікна і т.д. Звичайно, підказки можна відключити, але на ранньому етапі використання Бітрікс24 це просто необхідні речі, які забезпечують швидке навчання і грамотне використання обширного функціонала.

Розташування

Справжнісіньке пекло у використанні MS Excel, породжене обміном файлами, вже закінчилось. Тобто все стало набагато простіше, але не до кінця. І так, найстрашніша схема: щоб працювати з файлом електронних таблиць, потрібно мати відповідне програмне забезпечення на комп'ютері, ну або мобільному пристрої. Версії до 2007 року не підтримують формат *.xlsx (тільки *.xls), який зараз домінує всюди. Для того, щоб передати файл іншому користувачеві або перенести на інший пристрій, необхідно зберегти всі зміни, якимось способом переслати файл документа (email, файлообмінник, через знімний носій пам'яті і т.д.), і молиться, щоб десь на цьому шляху не стався збій. Крім того, потрібно бути уважним, щоб вчасно зберегти документ і вибрати правильне ім'я (а файлів зазвичай «плодиться» дуже багато).

З появою хмарних сервісів багато що спростилося. Google-таблиці приймають будь-які формати MS Excel, забезпечують доступ до одного документа кількох користувачів з будь-яких відповідних пристроїв і знімають обов'язок контролю збережень.

Однак, це не показник, з яким MS Excel може спробувати конкурувати з CRM. Наприклад, і хмарна, і коробкова версії Бітрікс24 забезпечують доступ до збережених усередині системи документів у більш ніж 30 форматах з можливістю як перегляду, так і редагування. Це можливо з комп'ютера, планшета або смартфона без наявності додаткового або спеціального програмного забезпечення. Але, знову ж таки — поки мова йде про те, що в CRM Бітрікс24 простіше керувати вмістом файлів MS Excel, ніж в самому табличному редакторі.

Можливості

Порівнювати можливості Бітрікс24 і MS Excel безглуздо з причин з першого аргументу — це інструменти для досягнення абсолютно різних цілей. Звичайно, Бітрікс24 в чистому вигляді не підрахує Вам автосуму або не відсортує рядки за алфавітом. Однак система може вдосконалюватися (коробкова редакція — практично в необмежених масштабах) і якщо потрібно, в Вашому порталі може з'явиться будь-який функціонал. А ось MS Excel так точно не зможе:

• Інтегруватися з Вашим сайтом і автоматично заповнювати дані про клієнтів, замовлення, платежі і т. п.;

• Контролювати тимчасові витрати співробітників, формувати звітність по годинах і проектах;

• Забезпечити можливість спілкування співробітників в єдиному корпоративному просторі;

• Інтегруватися з «1С», телефонією, соцмережами, месенджерами;

• Створити Вам сайт, лендінг, інтернет-магазин, форм ... і т.д.;

• Керувати маркетинговими кампаніями,

• Генерувати документи;

• Просувати лідів по воронці або тунелях продажу ...

Досить. Будь-що, що б Ви не робили в MS Excel, в Бітрікс24 може бути автоматизовано. Головне зрозуміти, що при веденні бізнесу в MS Excel, майже все вноситься руками, на що витрачається сила-силенна дорогоцінного часу співробітників.

Фінанси

І про гроші. Тут все просто, але тому питання слід підходити не з точки зору економїі. Так, ліцензія для MS Excel коштує приблизно 170 доларів; користування в хмарі коштує від 5 до 12,5 доларів за користувача на місяць. Мінімальна ліцензія для ефективного комерційного тарифу Бітрікс24 складе від 45 доларів в місяць. А тепер порівняймо, скільки по-справжньому допоможе заробити Бітрікс24, котрий безпосередньо для цього призначений. Або з іншого боку: скільки ви не заробите, витрачаючи час на примітивне заповнення таблиць в MS Excel, поки конкуренти будуть розвивати свої СRM?

Підіб’ємо підсумки

MS Excel — відмінна програма для статистики і обчислень, що не призначена для розвитку бізнесу. Документи MS Excel обов'язково повинні бути присутніми у Вашій справі у вигляді звітів (як, наприклад, експортовані звіти з нашого додатку «Звіти за часом і проектам»), прайс-листів, зведених статистичних даних і багато чого іншого ... Але тільки не в як робочий інструмент для менеджерів.

CRM Бітрікс24 не просто замінить Ваш MS Excel на правильну і ефективну систему, але і якісно перенесе Ваш бізнес на новий рівень. І якщо Ви досі ведете всі справи в MS Excel, погляньте на можливості Бітрікс24, замовивши безкоштовну демонстрацію від компанії Авіві поштою hello@avivi.pro