Wie werden die Daten übertragen?

Wenn Sie sich einmal mit der Arbeit der Umzugsunternehmen zusammenstoßen haben – die werden für Sie ein Umzug von einer Unterkunft oder einem Büro an einem anderen Ort verwirklichen, — sodass die Datenübertragung sich vorzustellen ganz einfach wird. Die professionelle Träger werden Ihren Vermögen zusammenlegen, richtig einpacken und im Lkw platzieren, und dann einsammeln und dort aufstellen, wo Sie es brauchen. Desselben wird mit ihren Daten geschehen, unter der Bedingung, dass die Vorbereitung zum „Umzug“ wird mit den Experten richtig und reibungslos gemacht.

Warum brauchen wir etwas überzutragen?

Das wichtigste, was jeder Unternehmer hat – erarbeitete Datenbank seiner Kunden. Sie kann die Namen und Personenkontakte sowie Interaktionsgeschichte beinhalten, was auf die nächsten Verkäufe u.Ä. beeinflusst. Auf zweite Stelle gibt es mehr variables Informationsmassiv – Waren- oder Dienstbasis, die realisiert werden. Dies sind Beschreibungen, Fotos, statistische Informationen, Preise und Rabatte u.a. Das alles wird irgendwo in unseren Systemen gespeichert: entweder in Admin-Toolbar der Site, oder aktuelles CRM, die Sie ändern möchten. Im neuen Bitrix24, der Sie einstellen, gibt’s nichts daraus, und man soll Bitrix24 „sehen und verstehen“ lehren, was mit ihren Daten geschieht. Alles ist einfach. Die Schwierigkeiten beginnen weiter.

In Analogie zu Umzug, müssen Sie sich entscheiden, welche wichtigen Daten mit Ihnen in dem neuen Appartement senden und welche für den zukünftigen Komfort eine Belastung sein werden. Man soll ja auch wissen, entweder Sie vollständig umziehen, oder einige Zeit die alte Unterkunft besuchen werden wollen. Davon hängt die Anzahl der gemachten Operationen ab, und natürlich die Rechnung für die angebotenen Dienstleistungen von Sachbearbeiter.

Entladung/Herunterladung

Der Name des Prozesses spricht für sich – dies ist die Entnahme von Ihren schon existierten Daten und die Übertragung in Bitrix24. Es sollte hier verstanden werden, dass sowohl Ihre alte Datenbank als auch das neue CRM tatsächlich Tabellenkalkulationen sind. Bei der Übertragung der Datenbank, werden Informationen aus einigen Feldern entladen und in den anderen herunterladen.

Es gibt verschiedene Arten von Übertragungen:

• Einmaliges Entladung und Übertragung. Es ist notwendig, wenn Sie definitiv an einen neuen Ort umziehen.

• Stufenweise Entladung und Übertragung in den Fällen, wenn die Informationen aus der alten Datenbank mit bestimmten Teilen auf die neue übergehen werden. Dies ist notwendig, wenn es unmöglich ist, das Unternehmen für einige Zeit einzustellen, um die notwendigen Arbeiten durchzuführen.  Oder im Fall der Bitrix24-Personalisierung, wenn die Erschaffung von nächsten Wesen oder Feldern der Datenbanken von der vollständigen Fertigstellung der Erstellung von aktuellen abhängt.

• Ständiger Austauschprozess, falls es notwendig ist, dass beide Datenbanken parallel arbeiten konnten.

Vorerst werden wir nicht klarstellen, ob es „On-Premise“ oder Cloud-Version ist, denn es spielt bei Beginn der Entladung keine Rolle. Um Daten zu bekommen, brauchen Programmierer einen Zugang zur Website. In der Praxis sieht man, dass selbst wenn dem IT-Spezialisten den Kunden erklären, was zu tun ist, in 95% der Fälle läuft etwas schief und der Prozess zieht sich hin (wenn überhaupt nicht ins Stocken kommt). Deshalb ist es besser, die Entladung den Profis zu vertrauen.

Es ist möglich, die Zeit für Entladung/Herunterladung zu prognostizieren, aber die Genauigkeit hängt hier von ein paar Parametern ab:

• Datenkapazität;

• Zeit für ihre Sortierung und Markierung;

• Schnelligkeit der Entladung;

• Zeit für Feldern-Markierung;

• und natürlich –  die Verbindungsgeschwindigkeit.

Der schlaue letzte Punkt kann sowohl auf unserer Seite, als auch gegen uns spielen und hängt von außenstehenden Faktoren ab, wie die Problemen mit dem Provider. Ebendaher ist es notwendig für den Kunden immer bereit zu sein, dass der „Umzug“ nicht so schnell und wolkenlos sein kann, und den Programmierern – selbstbewusst zu sein und alle möglichen Risiken vorherzusehen

Es sollte verstanden werden, dass bei der Übertragung der Datenbanken alten Feldern vorher markiert werden. Dann wird eine CSV-Datei erschafft, in der alles in einer Zeile steht und er lädt in CRM-Datenbank herunter. Die Kennzeichen müssen den Feldern entsprechen, sonst die Daten werden verliert. Bitrix24 muss genau wissen, welche Feldern und Wesen dort erschafft werden. Es zählt sich nicht alle Wesen sofort überzutragen: es wird schneller und zuverlässiger sein, irgendeiner überzutragen und es im anderen zu konvertieren (z.B. „Lead“ zu „Kontakt“). Dann wird Bitrix24 selbst und ohne Fehler alles Notwendiges schaffen, wobei menschlicher Faktor nicht in Betracht ziehen wird.

Ohne API geht es nicht

Falls Ihre neue Datenbank automatisch Daten von anderen Service bekommen soll, werden Sie mehrmals über API hören. Um die Bedeutung dieser Abkürzung für eine lange Zeit nicht zu erklären, führen wir ein Beispiel mit dem Umzug an. Wenn Sie zum Beispiel stolz auf eine Sammlung von Porzellanvasen sind, dann ist es extrem gefährlich, sie zusammen mit allen anderen Dingen an einen neuen Ort zu bringen. In diesem Fall sagen Sie den Kurier, dass er in Ihrer Wohnung hereinkommen muss, vorsichtig einzeln die Vase aus dem Regal über dem Kamin im Flur nehmen muss, an einen neuen Ort fahren und die Vase auf dem Regal in den Schrank stellen muss. Diese Operation muss so oft durchgeführt werden, wie viele es tatsächlich Vase gibt.

Was Sie dem Kurier gesagt haben, ist ein API-Beispiel - ziemlich ungefähr, aber der Sinn ist gleich. Mithilfe der API kann nicht nur die Daten bekommen, sondern diese auch teilen. Dies hängt von der Politik der Entwickler des jeweiligen Systems ab. Bitrix24 benützt API ausgiebig. Hier ist es auch möglich Custom-Apps genau für Ihr Unternehmen zu schreiben, die deutlich gegebenen an sie Aufgaben für Daten-Endfertigung oder ihren Austausch durchführen werden.

Migration

Und schließlich noch eine andere Art der Datenübertragung – ein vollständiger und endgültiger „Umzug“ vom aktuellen CRM zu Bitrix24. Von Entladung/Herunterladung es unterscheidet sich durch Datenkapazität und relative Einfachheit in der Einstellung. Da es sich in diesem Fall um zwei CRMs handelt und nicht um CRM einerseits und irgendwelches Programm andererseits, dann wird es für Programmierer viel einfacher sein, den Prozess zu strukturieren.

In vielen Fällen der Migration ist es sogar möglich, vollständig zu automatisieren. Bitrix24 bietet seinen Nutzern schon fertige und geprüfte kostenlose Apps für die Migration von anderen CRMs. Solche Lösungen sind bereit für AmoCRM, Zoho, Basecamp, Yammer, Pipedrive und viele andere CRMs.

Statt Ergebnisse – Tipps

Wie Sie sehen können, ist eine Datenübertragung in jedem Fall erforderlich, wenn Sie Ihr Unternehmen nicht von Anfang an starten. Dann werden die Programmierung zur Füllung der Datenbank und die Arbeit der Website parallel gehen. Aber selbst dann müssen Sie die API in Betracht ziehen. Das Wichtigste, an was man sich erinnern und tun sollte:

1. Überlasten Sie die neue Datenbank nicht! Wenn es eine Option gibt, irgendwelche unnötige Felder in alter zu lassen – machen Sie es und seien Sie glücklich. Das Gerümpel ist weder bei der Datenübertragung, noch in realer Umzug von Ort zu Ort unnötig ist, und dies eine Tatsache.

2. Versuchen Sie keine Handlungen selbstständig zu machen. Bitrix24-Interration wird durch Partnerunternehmen gemacht, deren Mitarbeiter dies schon mehrfach getan haben. Aus eigener Erfahrung sehen wir, dass der Programmierer die Felder viel schneller und korrekter markiert, eine CSV-Datei erstellt und sie in eine neue Datenbank einbringt, als er anstatt versteht, wie andere Leute die Entladung durchgeführt haben. Es spart Geld und vor allem Zeit.

3. Haben Sie keine Angst zu fragen und sich beraten zu lassen. In jedem Fall sind Ihr Unternehmen und Ihre Datenbank einzigartig. Je besser Sie und Ihre Partner verstehen, wie es funktioniert, desto schneller und besser wird die "Einzugsfeier" in Bitrix24 erfolgen.