Впровадження Бітрікс24 в відділ продажів: всі «за» і «проти»

Перше, що скаже вам будь-який співробітник відділу продажу на питання: «Що вам не подобається в щоденній роботі?», буде «рутинні процеси».

День у день йому доводиться листуватись та вести переговори з десятком клієнтів, після чого заповнювати вручну статуси проектів, аналізувати угоди і готувати звіти для керівництва. Далеко не завжди це коло завдань виконується з тієї легкістю і комфортом, яких можна досягти автоматизованими сервісами. А все чому? Тому що багато хто досі не зважився звернутися до них, вважаючи затію непосильною і дорогою.

Саме тому ми вважаємо своїм обов'язком змалювати вам ситуацію такою, яка вона є: наскільки насправді складно впровадити Бітрікс24 до відділу продажів, для яких розмірів компанії вона підходить і які витрати вас чекають.

Отже.

Навіщо відділу продажів Бітрікс24?

Будь-який бізнес-процес потребує організації. Ми вже обговорювали цю тему докладно в одній з минулих статей, тому сьогодні обговоримо відповідь тезисно.

Відділ продажу — це рушійна сила комерційного підприємства. На ньому і побудова відносин з клієнтами, і підтримка взаємозв'язків, і укладання угод, і аналіз прибутку компанії. Звичайно, для постійної мотивації і бажання розвиватися співробітникам відділу продажів важливо жити в максимальному комфорті.

Зрозуміло, ви подбали про оснащення, обладнання і робоче місце, можливо, продумали систему бонусів і премій або навіть розробили свою мотиваційну програму. Це все похвально і необхідно.

Але якщо задуматися про первинні потреби, то можна прийти до того, що співробітник навіть зі старим ПК і в невеликому затишному офісному просторі може відчувати себе ідеально, якщо йому не доводиться возитися половину дня зі звітами і зведеннями, якщо він не бігає по нарадах від порога до порога, якщо у нього немає хаосу в документації.

І цілком логічний спосіб уникнути такої ситуації — звернутися до автоматизованих систем, які спочатку заточені під допомогу в організації всіх процесів проекту.

Бітрікс24 — один з найвідоміших і найзручніших на сьогодні сервісів, які прагнуть запропонувати своїм клієнтам «все в одному». Як ви вже знаєте, цей багатогранний інструмент являє собою і певну соціальну мережу для співробітників, і повноцінну CRM-систему з базами даних клієнтів і компаній, і програму для самоорганізації співробітника з календарем, справами, нагадуваннями і завданнями.

Як впровадити Бітрікс24 в відділ продажу

Звичайно, щоб приступити до повноцінного використання системи, ви повинні розуміти, що конкретно отримає ваш відділ продажу на виході. Розглянемо основні пункти, оцінивши складність впровадження і використання системи, а також переваги, які ви отримаєте в кінцевому підсумку.

Перше, що вам варто вибрати, це тариф, який буде супроводжувати ваш Бітрікс24. Всі тарифи варіюються виключно за розміром хмарного простору. Але жоден з них не обмежує число співробітників відділу продажів, які можуть працювати в системі.

Для великих компаній варто вибрати максимально розширену версію «Компанія» з необмеженим обсягом даних. Якщо ваш бізнес середній або обсяг даних в хмарі поміститься в 100 ГБ, то робіть вибір на користь тарифу під назвою «Команда». Для маленького числа співробітників (або для тестового періоду, після якого ви можете розширитися) вибирайте або тариф «Проект +», що надає 24Гб в хмарі, або «Проект», що дає 5Гб і працює абсолютно безкоштовно.

Отже, ми підійшли до найважливішого. До процесу впровадження і всіх його етапів. Скажемо відразу, ми за те, щоб впровадження відбувалося під контролем професіоналів, тому без докорів сумління пропонуємо вамзв'язатися з нашими фахівцями хоча б для консультації, а краще — для проведення процесів. Так ви отримаєте 100% гарантію, що ваш портал буде працювати ефективно, а співробітники залишаться задоволені. Але так чи інакше, вам варто знати про всі кроки впровадження, незалежно від того, хто ним займеться.

1. Перше, що робить кожен новий клієнт — реєструє новий акаунт. Хмарну версію реєструють на вільне доменне ім'я, якщо порталу поки немає.

2. Другий крок — надсилання запрошень в портал для співробітників. Після підтвердження ними запрошення, ви зможете занести їх в структуру, вказавши посади (менеджери, керівники і т.п.).

3. Далі проводиться установка додатка Бітрікс24.Десктоп на три пристрої і мобільного застосування також на 3 будь-яких пристрої.

4. Четвертий і дуже важливий крок — налаштування вашого порталу. Базове налаштування полягає в оптимізації карток ліда, контакту і угоди. Ховаються всі непотрібні поля, налаштовуються типові фільтри.

5. П'ятим кроком стає під’єднання головного телефонного номера, з якого будуть відбуватися вихідні дзвінки. Ви зможете купити номер всередині сервісу, або під’єднати зовнішній SIP-номер 1 за вашим бажанням.

6. Наступним цілком логічним кроком стає підключення та налаштування поштового сервісу. Тест і налаштування функції «email-трекер» для автоматичного надсилання листів в базу CRM, також підключення особистих поштових скриньок співробітників відділу продажів, тестова перевірка їх роботи.

7. Сьомий крок — під’єднання та перевірка віджета зворотного дзвінка.

8. І, нарешті, останні кроки, які проводяться після тесту всіх попередніх, пов'язані з проведенням практикуму і консультації по використанню налаштованого сервісу. Це вкрай важливо для співробітників для розуміння принципів Бітрікс24. Адже наша спільна мета — дати менеджерам відділу продажу максимум, зародити в них бажання виконувати всі процеси в системі, не перемикаючись між різними програмами. Тому ми в обов'язковому порядку проводимо навчання по обробці і конвертації лідів, показуємо, як ведуться угоди, заповнюються картки клієнта, формується статистика і так далі. У фіналі — налаштовуємо автоматичне повідомлення про прострочені стадії обробки ліда для керівника проекту, тим самим запускаючи майбутній процес робіт і контролю діяльності відділу продажу.

Звичайно, все це реально налаштувати самостійно. Але варто адекватно оцінити те, що ви ризикуєте витратити в три рази більше сил і часу, поки розберетесь в усьому самостійно, можете втратити щось важливе, або не до кінця коректно налаштувати. І це потягне за собою неминуче розчарування в ефективності сервісу. Але, знову ж таки, вирішувати вам і тільки вам.

Уявімо, що ви (або ми) закінчили налаштування Бітрікс24 для відділу продажу, провели необхідні етапи впровадження... І що ж далі? З чим залишаєтеся ви і ваші співробітники? Заради чого були всі старання?

Про те, що дає Бітрікс24 кожному відділу продажу після впровадження

Розібравшись з єдиним рутинним процесом — налаштуванням всього і вся, ви можете видихнути і розслабитися. Тепер справа за малим, спробувати опціонал системи, переконавшись в його зручності.

Перед вами — готовий до роботи Бітрікс24 з підготовленою до угод CRM-системою, доданими користувачами, етапами воронки продажу і необхідними картками клієнтів, компаній і угод.

Тепер в ньому налаштований телефонний зв'язок, ви можете приймати і проводити дзвінки, зберігати записи розмов і навіть робити їх текстову версію для зручності зберігання.

Те ж стосується і пошти — всі листи будуть потрапляти на загальний адресу для зручності збору і подальшої фільтрації інформації. База клієнтів і компаній єдина, ваші менеджери будуть поповнювати її і сегментувати, контролювати кожен крок кожної угоди. За допомогою дошки моніторингу — відстежувати терміни і ефективність своїх кроків. А за допомогою календарів і завдань — пам'ятати про кожну зустріч, дзвінок і лист. Будь-яке важливе питання ви можете обговорити зі співробітниками в загальній живій стрічці, або в чаті (особистому або загальному). Це знизить потребу в постійних переговорах наживо, зайвих нарадах і статусах. Перехід в онлайн-систему контролю бізнесу — це підвищення комфорту для вас і для співробітників відділу продажів в першу чергу.

Звільнивши їх від непотрібних рутинних справ, ви дасте їм час і сили для більш корисної діяльності. Автоматизація — не міф, це реальні інструменти, без яких складно обійтися, якщо ваша мета — нарощувати продаж і прибуток з максимальною зручністю для всіх учасників процесу.